定义:
大写的属性: 任何有形资产, 使用年限超过一年，购置成本等于或大于资本化门槛的物品或财产. 这些项目都记录在学校企业系统横幅的固定资产模块中.
资本化阈值: $5000
国有财产: 包括所有由政府保留所有权的财产. 这可能包括用政府资金购买的财产，或由政府提供的财产.
政府资助的属性: 包括所有通过政府资金(赠款或合同)获得的所有权属于大学的财产.
危险废物: 具有对人类健康或环境构成危险或可能有害的性质，或至少表现出下列特征之一的废物——可燃性, 腐蚀性, 反应性, 或毒性. 危险废物可以是液体, 固体, 包含气体, 或者是生产过程的副产品或仅仅是废弃的商业产品的污泥, 比如清洗液.
清点财产: 设备或物品标识的大学识别标签号码，并记录在大学的固定资产数据库.
校外: 除了中心校区或大学卫星运营中心以外的任何地点, 物业通常存放于何处作存货及作大学业务用途. “校外”的例子包括教师的个人住宅, 学生或教职员, 以及在旅行地点.
首席调查主任(P).I.): 在研究环境中，确保适当的问责制和财产控制的个人. 这是负责授予或合同的个人.
属性: 某人拥有的有形物品, 或拥有, 也就是说，大学是不可消耗的, 在使用过程中未消耗，并在使用期间保持原有的特性. 这通常包括车辆、家具、电子产品和其他设备. 它不包括不动产(土地或建筑物)和消耗品.
物业盘点报告: 显示描述的部门或组织的大写财产的详细清单, 购置成本, 购买日期和其他重要信息.
物业释出表格: 用于重新分配或释放大学财产的大学表格. 此表格可在 物业管理网站.
负责单位: 负责或保管大学财产的运营部门.
物业管理处: 物业管理处负责固定资产控制和盈余处理.
校外设备携带请求: 一种大学表格，用于临时从校园移走设备，以便进行与大学业务直接相关的工作. 可以在PMO网站上找到.
剩余财产: 对主管部门不再有有用价值的非消耗性财产，正在考虑重新利用或处置. |
程序:
A. 一般
固定资产的财务报告，由项目管理办公室和财务总监办公室处理. 收购和处置的资产标签管理和系统更新由项目管理办公室处理. 折旧和其他资产负债表交易由主计长办公室处理.
联邦通函编号OMB 2 CFR 200，可于网页查阅: www.管理预算办公室.政府, 规定联邦政府通过赠款或协议授予的财产管理的统一标准. 大学会在适当情况下遵守这些政府标准.
所有转让的大学财产, 租借, 出售或以其他方式处置的, 必须在状态发生变化之前通过项目管理办公室进行处理，而不管感知到的当前值是多少. OU美联社&p# 365剩余财产处置 处理不再被认为对责任部门有价值的财产.
B. 购买
在取得财产时，各部门应遵守 OU美联社&p# 1000采购政策. 购买物业应使用下列帐户代码: - 满足当前资本化财产资本化阈值的项目将使用帐户代码S001到S027. 价值低于资本化阈值的财产将记入账户代码S080. S079用于高风险的设备，如笔记本电脑，ipad和平板电脑.
- 作为先前购买的另一块财产的组成部分的财产将使用原始购买的帐户代码.
C. 实物礼品(捐赠物品) 赠与取得的财产, 具有符合资本化财产定义的公允市场价值的产品，将被分配一个财产标签，并由项目管理办公室记录. 接受赠与之日视为取得赠与之日. 在学校固定资产记录中记录的收购金额是由适当的第三方证明的《十大菠菜台子》上显示的公平市场价值. 如果公平市场价值未被确认，实物礼物将以1美元的价值记录.00.
捐赠的物品必须通过发展中心处理, 和校友关系(DAR)，并只有在实物捐赠委员会批准后才能记录，并符合 OU美联社&p# 500捐献、认捐及奖助金.
合订本礼品, 小册子, 文件和其他收藏由图书馆记录，不成为物业管理记录的一部分.
D. 捏造的财产
由大学部门制造的符合资本化财产资格的设备项目必须报告给PMO. 向项目管理办公室报告的信息必须包括:
- The value of the Property; including the cost of all component parts, 所有耗材及物料, 劳动力成本, 运费及保险.
如果制造由已在采购订单上购买的部件组成, 还应提供采购订单编号.
E. 模块化家具
模块化家具, 就其本质而言, 设计用于不同的配置和组合，并可能在以后重新配置. 因为每个模块/件都可以使用或丢弃，按件跟踪是不合理的, 模块化家具将被排除在资本化财产之外.
F. 财产收据
一般, 财产通过中央收货部门接收，除非有限制情况要求直接发送到责任部门. 责任部门, 在收到该财产后, 必须对该财产进行彻底检查，以确定该财产是否符合要求，并且没有隐蔽的损坏. 如果货物不正确, 差异应予以注意，并通知中央收货部和采购部. G. 大学库存财产的识别与标识
项目管理办公室将决定哪些项目符合列入大学清单的标准. 至少，所有符合资本化财产标准的项目都将被盘点. 手提电脑等物品, ipad, 平板电脑和类似的便携式计算设备必须编码为S079，并且不需要属性标签. 项目管理办公室将通知会计部门, 对编号为设备(S001至S027)的采购进行审核后, 认为全部或部分购置成本应记入不同的资产类别(如建筑物改善).
所有库存财产被识别, 标有大学财产标签，并在支付相关发票后记录在大学的固定资产数据库中. 只要它在大学的保管或控制下，它就会保持这种身份. 该标识仅在出售时从该财产上移除或抹去, 取消了, 或以其他方式处理. 如果Property标签丢失或被移除，则应联系PMO进行替换. PMO负责启动University Property标签对资产的应用. 此实物申请可委托给责任部门.
由其自行决定, 并得到PMO的同意, 责任部门可以使用自己的编号系统和标签，仅用于识别其希望管理的低于资本化阈值的财产. 这些项目通常不会报告给项目管理办公室，也不会记录在固定资产系统中. 然而, 资本化物业, 责任部门必须使用大学财产标签代替, 或者除了, 部门的标签. 使用院系标签并不否定大学是财产唯一所有人的规定.
H. 出租或出租物业
以租赁方式取得并可选择购买的财产, 或者其他形式的分期付款, 是要记录在总成本和分配一个大学财产标签和号码. 指定的标签和编号将用于在整个使用期间或最终购买时识别该物业.
I. 大学财产的记录价值
PMO负责记录通过任何资金来源或作为礼物获得或获得的所有大学财产的价值. 记录财产价值, 包括以下费用:运费, 关税费用, 装配成本, 运输保险费用, 价值贸易, 处理费及仓储费. 以下项目不包括在财产价值中:培训, 维护, 保修合同费用. Educational discounts are deducted from the value of Property; but, 及时支付发票的折扣不包括在内.
J. 大学物业实物清单
在固定资产系统中确定为活动项目的所有大学财产的实物清查将每隔一年滚动完成，结果与大学的数据库记录相一致. 盘点由责任部门实际执行，并通过验证项目管理办公室提供的盘点信息来完成.
而盘存任务本身则由责任部门负责, 项目管理办公室负责监督库存的顺利完成和保持大学记录的准确性. 当情况需要时，项目管理办公室可以要求进行特别审计以确认库存计数.
物理检查确定的数量与大学数据库中显示的数量之间的任何差异都必须进行调查，以确定差异的原因. 短缺将根据本政策的“O”-“丢失”段处理, 损坏、毁坏或被盗财产”. 本应预先作为固定资产入帐的财产, 但是没有, 会否被加入大学的资料库，并由项目管理办公室保留的证明文件.
完成实物盘存后, 项目管理办公室将准备一份书面总结报告和自我分析，并将报告分发给适当的内部控制组织.
K. 大学闲置财产的释放
部门不再需要或不再使用的财产，应作为盈余发放给物业管理处，以供大学内部重新利用或处置(见下文) OU美联社&p# 365剩余财产处置). 无限期地储存闲置财产不符合成本效益. 它占用了宝贵的空间, 有潜在损失或误用的风险，需要持续维护库存记录. 这尤其适用于电子产品和危险废物，因为年龄的增加会使其过时，从而降低其价值，并可能增加处理成本.
L. 个人物品
个人拥有的物品留在校园，并可能与大学财产混淆，应报告给PMO，并确定属于个人. 大学 is not responsible for the loss or 损害 to personally owned item; nor is it insured by the University. 看到 OU美联社&风险管理/保险政策和程序.
M. 带出校园
偶尔, 在履行工作职责方面, 教职员工可能需要在家中或其他校外地点使用大学财产. 此类财产的使用必须事先获得部门主管或院长的书面批准，并使用PMO网站上提供的表格. 笔记本电脑、ipad和类似的便携式计算设备不包括在这项要求之内. 从校园搬离的大学财产必须仅用于学校的业务，并且必须在校外工作完成后立即归还其校园位置. 通常情况下，办公家具是不能带出校园的.
看到 OU美联社&风险管理/保险政策和程序 有关校外使用物业的保险事宜.
N. 离职员工相关财产
每个部门负责建立一个程序，以确保离职员工(员工或教师)妥善移交大学财产. 员工必须将校内或校外的任何大学财产归还给自己的部门. 唯一的例外是物品是用赞助赠款和合同的资金购买的, 根据使用条款, 该财产可以转让给另一个实体. 这种例外情况需要得到研究室的同意, 项目经理和负责部门相关的副总裁.
O. 遗失、损坏、毁坏或被盗财产
部门必须有适当的保障措施来防止损失, 损害, 破坏或盗窃财产. 如果发生此类事件，责任部门有责任填写财产释放表并通知项目管理办公室.
如果损坏的财产不打算修复，并由责任部门继续使用, 它必须发送给项目管理办公室，并与财产释放表一起记录.
被盗或任何财产丢失也应立即报告给十大菠菜台子警察局和风险管理部门.
钥匙控制是防止校园财产被盗的一个重要因素. 看到 OU美联社&p# 350键控制 欲知更多资料.
P. 政府资助物业
鉴于大学经常使用用联邦资金购买的设备, 它必须符合管理和预算办公室(OMB)通告2 CFR 200, 联邦采购条例(FAR)第45部分和所有机构的规定，如在特定的赠款协议中所述.
具体地说, 这些要求适用于有效的物业管理计划，以确保昂贵的研究物业得到充分利用，并避免不必要的额外购买物业.
因为管理政府资助财产的各机构在规章制度上存在差异, 需要强调的是，首席调查员和研究室工作人员在启动以下程序之前必须熟悉具体的合同要求, (2)分流, (3)处理, (4)保管, (5)所有权的归属, (6)问责制. 1. 设备筛选与采购 在购买房产之前，应仔细筛选当前大学房产清单，以确保该房产是需要的，并且该需求不能被大学已经拥有的房产所满足.
在发布采购订单之前，将对联邦政府资助的财产的申请进行筛选，以避免重复和不必要的财产购买. 完成筛选要求的指引及责任如下:
筛选价值5美元起的财产,000 to $9,999将由该部门或单位执行，仅限于筛选该部门或单位保管的类似财产. 项目管理办公室可协助确定这类财产.
筛选单位价值为$10的物业,000个或更多的项目将由部门和项目管理办公室共同努力，由责任部门发起的程序进行. 该筛选将包括由大学保管的同类财产的总池.
2. 政府所有财产的鉴定 各责任部门负责识别, 标记, 并在收到国有财产后及时入账. PMO将提供附属于该物业的标签. 只要该财产仍在保管中，该财产就保持如此标识, 拥有或控制大学.
此外，所有联邦政府拥有的财产将被PMO标记为“美国财产”.S. 政府”. 如果属性由于项目的大小或性质而禁止标记, 物品仍将被分配一个标签号，并记录在固定资产数据库中. 一个模块单元的重要组件应该单独标记.
3. 根据赠与和合同取得的财产 使用合同或赠款资金获得但立即归属于大学的资本化财产, 应在固定资产系统中与合同或授权编号相标识. 确定这些项目为合同或赠款财产是研究办公室和项目管理办公室的责任. 这些物品与大学物业管理库存系统中的所有其他大学物业混合在一起.
在拨款或合同期间，首席研究员(P.I.)决定所得财产的使用, 确保其符合合同规定，并仅用于其设计目的. 将审查当前的需求，以便确定多余的项目并向研究办公室报告. 联邦机构保留界定政府所有财产的使用和转移状态的权力.
在授予或合同结束时，该财产的所有权仍由联邦机构保留, 研究办公室必须向该机构申请处置指示. 处置指示将指示大学是否免除进一步的责任, 如果财产被归还给代理机构, 或者指定将其出售，并将收益的一部分返还给代理机构. 必须将由此产生的指令通知项目管理办公室，并负责记录此类财产的处置或转让.
通过赠款或合同获得的资本化财产的报告可在临时基础上从项目管理办公室获得-基于固定资产记录中的正确编码.
4. 记录 在横幅的固定资产模块中保存与物业相关的电子数据记录，以便建立控制和验证状态. PMO负责这些更新的数据输入，并将在“title - to”数据字段中使用联邦政府的代码标记政府拥有的项目. 在可能的情况下，资产记录应包括(1)制造商, 型号和序列号, (2)取得日期和成本, (3)计量单位和位置, (4)最近一次活动的日期.
保留与物业有关的备份文件是每个部门在购置物业的特定步骤中的责任-负责部门, 采购, 应付帐款及物业管理. 研究室负责就这类文件与政府机构进行交流.
5. 维护、关怀和责任 这是P的责任.I. 确保政府拥有的财产由合格的人员维护和维修，并在发生此类行为时保存适当的文件. P.I. 并对因任何原因被视为失踪的财产负责.
6. 政府物业申报 某些联邦资助机构依赖大学(作为承包商)关于政府拥有财产的价值和大学持有的物品数量的报告. 报告通常是根据每个供资机构的具体需要完成的.g.(美国国防部、美国国立卫生研究院).
研究室负责提交符合FAR条例和补编的此类报告. 项目管理办公室应支持这一过程，每年实地核实财产状况，并根据需要提供固定资产系统的特别报告.
7. 分包商控制 大学, 当担任总承包商时, 对资助机构授予或提供的所有财产负责. 因此，分包商对其控制下的财产向总承包商负责. 研究办公室应确保大学签订的每一份联邦财产可能在分包商控制下的分包合同都必须包含有关护理责任的具体条款, 监护权, 以及财产的使用.
8. 与国有财产有关的评估和审计 大学将确保其物业管理系统的有效性，并定期进行内部审查和审计. 此类自我评估应由研究室和项目管理办公室以外的客观方进行. 有关政府所有财产的审查/审计结果应予以保留，供政府审查之用.
如果一个认知机构, 比如海军研究办公室, 就审计政府拥有的财产与大学联系, 研究室将作为与该机构的主要接口. 项目管理办公室将参与并提供支持.
9. 合约物业清仓 研究室应对每一份合同进行审查，以确定对其负责的财产，并将清单与固定资产系统记录进行核对. 最终财产报告应由研究办公室根据合同准则准备，并提交给适当的机构. 作为最终财产报告的一部分, 应要求对政府所有财产的处置作出指示——包括, 这是为了学校的最大利益, 将所有权转让给大学.
如政府指定将一份已完成的合约的物业转移至另一份仍在执行的合约，研究处应通知物业管理处, 或将所有权转让给大学. 任何与财产有关的问题或差异必须在合同结束前解决.
10. 财务会计-折旧和使用费 根据适用的联邦法规, 即使所有权属于大学，也不能对用联邦资金获得的部分财产收取折旧的间接成本费用. 除了, 大学财务报表不应包括联邦机构财产的折旧费用. 财务主任办公室将与项目管理办公室和研究办公室合作，确保遵守这一计算，并确保大学的固定资产记录表明资金来源.
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